Если вы скачали и прочитали бесплатный специальный отчет “24 самые губительные ошибки БИЗНЕС-ПРЕЗЕНТАЦИИ”, вы уже знаете о том, что многие авторы презентаций ограничиваются тем, что просто распечатывают подготовленные слайды и раздают их участникам презентации, причем еще до начала выступления или в самом начале. И знаете о том, что такие действия недопустимы и являются ошибочными.
Согласитесь, обидно – вы продумывали аргументы, вы репетировали приемы убеждения, вы добивались сгущения напряженности, интриги. А ваша аудитория, как детишки, получившие в руки новый комикс или раскраску, уткнулись в полученные брошюры и зачем-то их листают.
Между тем, реакция аудитории вполне закономерна. Представим, что вы проводите презентацию для руководителей компаний-партнеров или потенциальных инвесторов. Вы решили, что слайды в руках слушателей помогут им следить за ходом выступления. Может быть, кто-то захочет делать пометки.
Но вы не учли, что для людей, сидящих перед вами время – деньги, и они, вообще не следя за вашим выступлением, быстро долистали до последних страниц, чтобы поскорее ознакомиться с заключением. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.
Продумывая момент раздачи материалов, помните:
- как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50% внимания участников;
- нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистывание вперед;
- если участники все же пролистнули вперед, вам придется тратить время, возможно, неоднократно, чтобы тактично и настойчиво вернуть их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.
Еще одна причина, почему распечатка и раздача именно слайдов абсолютно неэффективна в том, что возникает противоречие. Слайды должны быть лаконичны, иллюстрировать и закреплять в сознании слушателей моменты выступления. С другой стороны, раздавая материалы, вы хотели бы, чтобы в них ход вашего выступления был представлен как можно подробнее.
Значит, подготовьте подробные раздаточные материалы отдельно, причем постарайтесь организовать, чтобы они были достаточно профессионально сверстаны, а слайды делайте максимально простыми.
- Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал.
- Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.
- Одно из определений качественных слайдов — слайды без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь, если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы?
Перед небольшой аудиторией можно использовать один из двух вариантов.
- Выдавать не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удержать и направить внимание аудитории.
- Раздавать материалы до начала ответов на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.
Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:
- подкрепить всю презентацию в целом;
- помочь аудитории восстановить ход презентации и после ее окончания;
- визуально усилить ключевые идеи;
- организовать групповое обсуждение;
- разобрать практические примеры;
- резюмировать основные моменты презентации.
Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться даже из-за исключения каких-то деталей из слайдов.