Кто виноват, если большой босс проваливает выступление на совете директоров? Эксперт компании? Непосредственный начальник эксперта, решившийся на импровизацию? Или же внешний эксперт? Месяц назад E-xecutive.ru предложил для решения кейс участника Сообщества Александра Кудряшова «Кто отвечает за презентацию?».Сегодня лучшее решение кейса отобрано. Предлагаем изучить и суть проблемы, и ее решение.
В кейсе описывалась следующая проблема:
Непосредственный начальник (НН), директор департамента крупной компании, получил указание от большого босса (ББ), члена совета директоров компании, срочное задание ― подготовить презентацию по новой теме, для нового проекта, под новую идею, которая родилась в голове ББ.
НН, уяснив задание, поручил подготовку презентации своему эксперту (СЭ), молодому, растущему и перспективному сотруднику подразделения. НН остался доволен работой и показал эту презентацию ББ, который также принял ее и дал добро доложить вопрос на совете директоров.
НН захотел подстраховаться, еще улучшить материал ― и попросил внешнего эксперта (ВЭ) посмотреть презентацию и доработать ее, довести до блеска. ВЭ по своему вкусу переделал материалы СЭ и создал фактически новый вариант презентации. НН показал СЭ вариант, полученный от ВЭ, просмотрев который СЭ потерял дар речи, с трудом высказал, что она, эта презентация, никуда не годится.
Презентация, а из-за нее и сам докладчик смотрелись откровенно слабо. Особенно недоумевал ББ, который предварительно успел пролоббировать свою идею с влиятельными членами совета и ожидал на совещании солидного обоснования этого проекта, в чем был уверен, просмотрев первую презентацию, показанную ему НН, где было все ясно и понятно. А замысел ББ, первоначально привлекавший своей новизной и прорывным потенциалом, на этом заседании не получил одобрения совета, решили еще раз рассмотреть этот вопрос позднее.
Почему доклад на совете директоров оказался провальным и кто первый за это в ответе?
Кто из действующих лиц — ББ, НН, СЭ, ВЭ ― и какие ошибки сделал?
Как надо было действовать указанным лицам, чтобы исключить (минимизировать) возможности подобных провалов?
Наиболее интересные размышления, по мнению автора кейса, прислала Анна Сапрыкина.
Комментарии автора кейса Александра Кудряшова к решениям:
Решение, которое предложила Анна Сапрыкина, на мой взгляд, получает преимущество, в том числе за счет предложенных в нем рекомендаций, как следует практически готовить подобные презентации для большого начальства.
Решение победителя кейса Анны Сапрыкиной:
Самая важная проблема в представлении новых идей ― отсутствие знаний, умений, опыта и, как следствие, взаимное недоверие у участников проекта, неумение представить главную идею проекта кратко четко и лаконично и при этом донести максимум идеи. Следствием этого, конечно же, может быть полный провал идеи.
В провале презентации, представленной в кейсе, я бы назвала виновными всех четырех участников процесса.
1. НН ― допустил ряд ошибок при подготовке презентации, а именно: для того чтобы получить качественный материал, он должен был изначально собрать участников процесса (СЭ и ВЭ), распределить роли и назначить ответственных за содержательную и оформительскую часть, причем дать четкие указания по вопросу ответственностей.
2. В сложившейся ситуации СЭ должен был до конца оберегать созданную им презентацию и приложить максимум усилий по ее сохранению и донесению до СД именно в «первозданном» виде. Увидев, что презентация сильно пострадала от внесенных ВЭ изменений, он, конечно же, должен был настоять на том, чтобы НН вернулся к «первозданному» варианту и доложил именно его.
3. ВЭ, судя по тексту кейса, не вник в суть содержания презентации, а замечания СЭ принял либо не в серьез, либо у него были какие-то другие мотивы (допускаю такой вариант событий).
4. ББ должен был дать четкие указания по поводу того, что на СД должен быть представлен вариант презентации предварительно согласованный и утвержденный им.
Из кейса видно, что представленные проблемы можно было бы избежать при более грамотном подходе к подготовке и представлению проекта.
Профессиональные бизнес презентации требуют тщательного планирования, детальной подготовки, репетиции с учетом требований (в данном случае СД). Для грамотного представления презентации необходимо выполнить четыре этапа последовательных действий, применить правило «Четырех П»:
- Планирование (анализ идеи, оценка, выбор концепции представления)
- Подготовка (создание структуры представления для донесения основной идеи проекта)
- Практика (обязательное проведение репетиции, причем с участием всех вовлеченных в подготовку участников, с обсуждением недостатков представления, конечно же)
- Проведение (непосредственно само представление, нацеленное на результат ― донесения идеи до СД)
И конечно же, нельзя забывать о двух главных законах подготовки презентации:
- Час проведения профессиональной презентации требует 10 часов подготовки
- Правильно сформулированная цель презентации обеспечивает 80% успеха
Само собой разумеется, никогда нельзя передавать готовый для презентации материал на переработку внешнему сотруднику, пусть даже и эксперту, не вовлеченному в проект, ― это первый шаг к провалу (на мой взгляд).
Думаю, каждый участник кейса уже сделал свои выводы.
Бывали ли подобные ситуации в вашей практике? Есть ли у вас свое мнение по данной ситуации? Поле комментариев в вашем полном распоряжении.