Взгляд с колокольни практиков

Советы от практиков бизнес-презентацийКритерием истины, как мы помним из учебников, является практика. Как мне кажется, лучшими рекомендациями и советами являются рекомендации практиков. Предлагаю вниманию читателей подборку точек зрения и рекомендаций нескольких менеджеров, опыт проведения презентаций которых многогранен и огромен. Собрать материалы помог журнал “Секрет фирмы”.

Владеть техникой бизнес-презентации нужно менеджеру любого уровня. Сегодня многие уже знают: тщательно подготовленный многостраничный отчет или бизнес-предложение – это лишь полдела. Надо суметь показать товар лицом, на время превратившись в артиста, оратора, психолога.

Когда и для чего

Презентации очень выручают, когда определенную аудиторию нужно ознакомить с большим объемом сложной информации. Если просто представить отчет, неизвестно, как он будет воспринят. Лучше устроить впечатляющий показ результатов.

Яркий визуальный образ вызывает эмоцию, а удачное сочетание эмоции и информации помогает быстрее пробиться к сердцу клиента или партнера. Ну и, конечно, не стоит забывать, что в ходе презентации зрители могут задавать вопросы.

Без презентации не обойтись, когда работаешь c крупными бизнесменами или c высокопоставленными чиновниками. У таких людей очень плотный график: например, вам готовы уделить не более семи минут. В таких условиях формат презентации – единственно возможный способ делового общения: за пять минут надо четко и быстро донести свои идеи, две оставить на обсуждение. А это удобно.

Прежде всего, презентация это не спонтанная встреча, ее время заранее оговорено. Если деловые люди встречу подтверждают, они, как правило, на нее приходят. Зачастую самое трудное в презентации – это договориться о ней. Если время назначено и продолжительность встречи известна, можно считать, что на одну ступеньку ты уже поднялся.

Иногда жесткие временные ограничения даже помогают: зная, что у тебя в распоряжении всего пять минут, вычленяешь самое главное. Шелуха уходит – остается только суть.

Подготовка

Чтобы презентация выделилась из ряда себе подобных, нужно тщательно готовиться и проводить репетиции. Хорошо, если их как минимум три. На первом прогоне собираются коллеги. У них, как говорится, глаз не замылен, что помогает обкатать текст и выловить «блох» на слайдах. Второй прогон – с участием экспертов. Они настроены не столь доброжелательно, как коллеги, но эта репетиция ради критики ведь и проводится. Самый последний прогон проходит перед руководством компании. Конечно, это всегда вызывает дополнительное волнение, но такая репетиция особенно важна, если презентация адресована первым лицам компании. Ведь руководители одного уровня имеют схожий менталитет.

Если есть такая возможность, хотя бы на одну репетицию надо пригласить психолога, который профессиональным взглядом оценит, какое впечатление производит выступающий и что необходимо скорректировать для максимального воздействия на слушателей. Если такой возможности нет, полезно снять презентацию на видеокамеру и затем ее посмотреть.

Чтобы удержать внимание аудитории, нужно заранее продумать драматургию презентации, а не просто написать текст и нарисовать слайды. Можно заблаговременно изобрести разного рода словесные «стоп-краны» – яркие фразы, которые взбадривают зрителей.

Советы по выступлению

Первое важное условие при проведении презентаций – доносить информацию языком, доступным для слушателей. Иначе очень скоро ваши слушатели либо сбегут, либо уснут. В бизнесе чем выше уровень слушателя, на которого направлена презентация, тем выше должен быть и уровень профессионализма в изложении информации. К примеру, отточенных презентаций требуют всевозможные road show – презентации, проводимые перед потенциальными инвесторами компании. От того, как человек выступит перед инвесторами, зависят уровень возникшего интереса к компании и дальнейшие вложения средств.

Нелегко выступать перед массовой аудиторией. К примеру, на любой конференции, как правило, собираются три категории людей. Первая – профессионалы рынка, которые пришли почерпнуть для себя какую-то актуальную информацию. Вторая – журналисты, которые мало что понимают в специфике бизнеса, но которым интересно абсолютно все, что сулит написание хорошего материала. И третья – зеваки, которые пришли ради массовки и с нетерпением ожидают фуршета. Как правило, имеет смысл ориентироваться на первую и вторую категории. Зрительно выберите одного представителя сначала из первой группы и обращайтесь к нему со своей информацией, наблюдая за его реакцией, а затем – из второй группы и так же донесите информацию до него. Это позволяет удерживать внимание тех, кто действительно интересуется выступлением.

Что касается способа изложения информации, то полезно делить всю презентацию на две-три части и самую важную информацию вложить в первый блок, который через некоторое время еще раз следует повторить. Этот прием позволяет понять, насколько информация была усвоена. По времени обычно презентации длятся 40-50 минут. А максимальная продолжительность зависит от объема информации и поставленных задач.

Существуют и разного рода внешние приемы привлечения внимания зрителей. Например, известно, что каждые 5–7 минут должен меняться докладчик. Когда у экрана оказывается новый человек, с другим темпом, тембром и стилем речи, начавшее было ускользать зрительское внимание вновь возвращается к теме презентации. Это обусловлено особенностями психологии восприятия. То есть презентацию, рассчитанную на 20 минут, не должен вести один и тот же человек. Разумеется, не должно быть и мелькания: группа поддержки из пяти девушек не нужна, но два-три человека, сменяющие друг друга, воспринимаются вполне уместно.

Чтобы не ослаб контакт с аудиторией и контроль ее состояния, обычно советуют поддерживать визуальный контакт со зрителями – переводить взгляд с одного на другого. Если презентацию проводит не один человек, а команда, можно ожидать помощи от коллег – тех, кто сидит за столом напротив заказчика, и тех, кто обеспечивает техническую поддержку презентации. Можно заранее оговорить систему условных знаков – «Побыстрее!» или, наоборот, «Притормози!», если один из слушателей заинтересовался каким-то моментом и ему хотелось бы подробнее на нем остановиться.

Есть еще одна хитрость. Для презентации готовится целый пакет документов, в том числе распечатка слайдов и закадровый сопроводительный текст. Не следует сразу же отдавать заказчику все эти материалы – он может увлечься чтением и перестать слушать выступающего. Между тем смысл презентации – в комплексном воздействии на зрителя, и ораторские способности выступающего должны здесь сыграть главную роль.

Презентация запоминается, когда она расцвечена примерами – одновременно фактурными и показательными.

Лучше один раз увидеть

Каждый элемент оформления – композиция, цвета, шрифты, рамки – играет очень большую роль.

Визуальный ряд призван продемонстрировать зрителю статус вашей компании, для этого требуется качественный, выдержанный в едином стиле дизайн. Самих слайдов должно быть не очень много, но и не мало – если человек настроился на какую-то историю, он должен ее выслушать полностью: завязка, кульминация, развязка.

Информация, выведенная на слайды, должна быть хорошо структурирована и полностью понятна зрителю. Здесь существует одна опасность. Когда автор с головой погружен в материал и свободно в нем ориентируется, то порой на слайд выводятся всего три-четыре ключевых слова, которые автору понятны, а вот зрителю, к сожалению, нет.

Текст выступления ни в коем случае не должен дублировать тезисы на слайдах – это неграмотно. В презентации главное не изображение на экране, а слова, которые произносятся. И еще то, с какими эмоциями, интонациями они произносятся, насколько свободно человек владеет информацией. Обычно выступление производит большее впечатление и лучше запоминается, чем слайды. Последние только иллюстрируют произносимые утверждения и создают эффект шоу.

Обсуждение и вопросы

Можно заранее продумать, какие провокационные вопросы могут быть заданы. А на саму презентацию взять с собой специалистов, готовых вступить в игру, если заданный вопрос не входит в область компетенции выступающего. Кстати, «пасы» специалистам тоже должны быть заранее отрепетированы.

При необходимости функции докладчика и специалиста могут быть разнесены. Очень важно в начале презентации четко оговорить ее формат. Например, таким образом: в начале мы в течение 10 минут представим свои предложения, а потом можно перейти к обсуждению. Нередко временная структура встречи выносится на один из первых слайдов.

Когда вопрос задан с целью вывести человека из равновесия, главное – не поддаваться на провокацию и не выходить из себя. Нужно спокойно, не поддерживая провокационной интонации, отбить удар и переключить собеседника на конструктивное обсуждение проблем. А на некоторые замечания вообще ничего не надо отвечать. Тому, как отбивать удары, учат, например, на тренинге манипуляций.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

P.S. Напомню, что к каждой публикации допускаются комментарии. Обогащайте прочитанный текст! Задавайте вопросы, рассказывайте о своем опыте, указывайте на ошибки и неточности. Если вы действительно хотите получить полную достоверную информацию, не стесняйтесь и не ленитесь комментировать!

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *